Privacybeleid

Beheerder en contactpersoon

Boban Acimovic beheert emaia.eu op eigen titel en is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking met betrekking tot accounts, de website, ondersteuning, beveiliging en het beheer van de dienstverlening. Er is momenteel geen bedrijf dat als verwerkingsverantwoordelijke optreedt. Voor e-mail en andere inhoud die op instructie van een klant wordt verwerkt, kan de klant de verwerkingsverantwoordelijke zijn en kan de exploitant optreden als verwerker, afhankelijk van het gebruik. Deze beschrijving van rollen vervangt op zichzelf geen overeenkomst inzake gegevensverwerking op grond van artikel 28, zoals vereist door de AVG. Zakelijke klanten mogen de testdienst niet gebruiken voor verwerkingen waarvoor een dergelijke overeenkomst vereist is, totdat er een passende overeenkomst beschikbaar is.

U kunt contact met ons opnemen via de contactpagina.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van het gebruik verwerken wij namen, e-mailadressen, account- en organisatiegegevens, authenticatie- en beveiligingsgegevens, rollen, instellingen, domeinen en DNS-resultaten, configuratie van mailboxen en aliassen, API- en integratieconfiguratie, ondersteuningsverzoeken, IP-adressen, user agents, verzoek- en auditlogboeken, en taal- of thema-voorkeuren. E-mailverwerking kan onder meer betrekking hebben op afzender- en ontvangeradressen, onderwerpen, headers, berichtteksten, bijlagen, metadata over routering en bezorging, inkomende onbewerkte berichten, gegevens over de uitgaande wachtrij, teruggestuurde berichten, resultaten met betrekking tot spam en malware, en bewaarinstellingen.

Doelstellingen en rechtsgrondslagen

Wij verwerken gegevens om gebruikers te registreren en te authenticeren, gevraagde e-maildiensten te leveren en te beheren, berichten door te sturen en af te leveren, e-mail op te slaan indien zo geconfigureerd, de aflevering te controleren, op ondersteuningsverzoeken te reageren, systemen te beveiligen, spam, malware en misbruik op te sporen, limieten te handhaven, de traceerbaarheid te waarborgen, de gebruiksvriendelijkheid en betrouwbaarheid te verbeteren, en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Afhankelijk van de verwerking is de rechtsgrondslag de uitvoering van de overeenkomst inzake de gratis dienst of precontractuele maatregelen (artikel 6, lid 1,, onder b), van de AVG), gerechtvaardigde belangen met betrekking tot een veilige en betrouwbare werking en het meten van de dienstverlening in geaggregeerde vorm (artikel 6, lid 1, onder f)), naleving van de wet (artikel 6, lid 1, onder c)), of toestemming wanneer daar specifiek om wordt gevraagd (artikel 6, lid 1, onder a)).

Cookies en lokale opslag

We gebruiken uitsluitend de opslagruimte die nodig is voor de gevraagde functies: de beveiligde HttpOnly __Host-emaia-session-cookie voor het inloggen, de emaia-locale-cookie en de localStorage-vermelding voor de taal, emaia-theme in localStorage voor de weergave, en emaia-session in localStorage voor het huidige account, de organisatie, de vervaldatum en CSRF-gerelateerde sessiemetadata. De taalcookie blijft maximaal ongeveer 400 dagen geldig; sessieopslag volgt de geauthenticeerde sessie, en localStorage blijft bestaan totdat deze wordt vervangen, bij het uitloggen wordt gewist (indien van toepassing) of in de browser wordt verwijderd. Deze items kunnen via de instellingen van de browser worden gewist, hoewel inloggen en voorkeuren dan mogelijk niet meer werken.

We maken gebruik van de open-source tracker Plausible Analytics om inzicht te krijgen in het geaggregeerde websitegebruik. Gebeurtenissen worden verzonden naar ons analyse-eindpunt op analytics.acim.net. Plausible Analytics plaatst geen analysecookies of permanente identificatiecodes, voert geen tracking uit over verschillende websites of apparaten heen, stelt geen advertentieprofielen samen en verkoopt geen bezoekersgegevens. Het meet geaggregeerde informatie zoals bezochte pagina’s, verwijzingsbron, land, browser, besturingssysteem en apparaattype; IP-adres en user-agent worden tijdelijk verwerkt om bezoeken te tellen, maar worden niet opgeslagen als ruwe analysewaarden. De dienst voegt geen open-trackingpixels toe aan e-mails van klanten, en versie 1 van de API voor transactionele e-mails wijst trackingopties van providers af. E-mailpixels en getraceerde links kunnen onder de ePrivacy- en gegevensbeschermingsvereisten vallen; deze productkeuze impliceert niet dat elke vorm van tracking categorisch onwettig is. Klanten blijven verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van externe bronnen of tracking die in de inhoud van hun eigen berichten is opgenomen, met inbegrip van vereiste kennisgevingen, toestemming of een andere rechtsgrondslag. Aangezien er momenteel geen optionele analyse- of advertentiecookies zijn, is er geen apart paneel voor cookie-instellingen. Indien optionele opslag of tracking wordt geïntroduceerd, zullen wij dit bekendmaken en, indien vereist, toestemming vragen alvorens deze te activeren.

Ontvangers en subverwerkers

Gegevens worden uitsluitend ter beschikking gesteld aan de exploitant en aan de leveranciers van infrastructuur, hosting, netwerk, DNS, e-mailverzending, beveiliging, back-up, ondersteuning en andere operationele diensten die worden ingezet voor het beheer van de dienst. Berichten worden noodzakelijkerwijs doorgestuurd naar de verzendende en ontvangende e-mailsystemen die worden geselecteerd op basis van adressen en DNS. Voor plausibele analysegebeurtenissen wordt gebruikgemaakt van het door de exploitant geconfigureerde analyse-eindpunt. Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken de inhoud van e-mails van klanten niet voor reclamedoeleinden.

Behoud

De bewaartermijn hangt af van de functie, de configuratie van de klant, de operationele behoeften en de beperkingen in de testfase. Account- en configuratiegegevens worden normaal gesproken bewaard zolang het account actief is; de inhoud van de mailbox blijft behouden zolang deze wordt gehost en niet wordt verwijderd; gegevens met betrekking tot wachtrijen, inkomende berichten, bezorging, beveiliging, audits en ondersteuning worden alleen bewaard voor zover dat nodig is voor de bedrijfsvoering, het oplossen van problemen, het voorkomen van misbruik, de geconfigureerde bewaartermijn of wettelijke verplichtingen. Na verwijdering of beëindiging kunnen er tijdelijk restkopieën achterblijven in logbestanden en back-ups totdat deze volgens de normale rotatie worden verwijderd. De testdienst biedt geen contractuele garantie met betrekking tot bewaartermijnen of herstel; bewaar daarom zelf onafhankelijke kopieën van belangrijke gegevens.

Uw rechten

Onder voorbehoud van de geldende voorwaarden kunt u verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of informatie over uw persoonsgegevens, bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, en uw toestemming voor toekomstige verwerking intrekken. U kunt ook een klacht indienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. Wanneer een klant de zeggenschap heeft over berichtgegevens, moeten verzoeken met betrekking tot die gegevens mogelijk aan die klant worden gericht.

Beveiliging

We hanteren technische en organisatorische maatregelen die bedoeld zijn om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid te waarborgen, waaronder geauthenticeerde toegang, autorisatie met beperkte reikwijdte, CSRF-beveiliging, veilige HttpOnly-sessiecookies, TLS tijdens de overdracht waar dit wordt ondersteund, toegangsbeperkingen voor netwerken en databases, logboekregistratie, filtering, updates en operationele beveiligingsmaatregelen. Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen en een inbreuk blijft mogelijk. De huidige testomgeving biedt geen door de applicatie beheerde of op volumeniveau toegepaste versleuteling in rust voor alle mailboxgegevens, databasegegevens, de inhoud van berichten in de wachtrij, inkomende onbewerkte berichten of back-ups. Gebruik deze omgeving niet voor zeer gevoelige gegevens of gegevens van speciale categorieën zonder het risico onafhankelijk te hebben beoordeeld.

Internationale overboekingen

De dienst is bedoeld om, waar mogelijk, gebruik te maken van Europese infrastructuur, maar e-mail wordt gerouteerd op basis van de domeinen van de ontvangers en kan wereldwijd worden bezorgd. Exploitanten of ontvangers kunnen gegevens daarom buiten Duitsland of de Europese Economische Ruimte verwerken. Indien de exploitant een aanbieder kiest waarbij sprake is van een beperkte internationale gegevensoverdracht, zullen de wettelijk vereiste passende waarborgen worden toegepast. Klanten blijven verantwoordelijk voor de overdrachtsregels die voortvloeien uit hun gekozen ontvangers, integraties en verwerkingsinstructies.

Vertalingen

Lokale versies van dit privacybeleid kunnen automatisch of met behulp van machines zijn vertaald. Indien de vertaalde tekst onduidelijk is of in strijd is met de Engelse tekst, is de Engelse versie doorslaggevend, tenzij de toepasselijke wetgeving anders voorschrijft.

Wijzigingen

We zullen deze verklaring bijwerken wanneer er wijzigingen optreden in de verwerking van gegevens, dienstverleners, opslag, analyse, beveiligingsmaatregelen of wettelijke vereisten. Een bevoegde eigenaar of beheerder van de organisatie aanvaardt een gecombineerde versie van de Gebruiksvoorwaarden en het Privacybeleid voor de organisatie. Bij gewone materiële wijzigingen gaat er, vanaf de publicatie en het in de wachtrij plaatsen van de kennisgevingsmail, een respijtperiode van ten minste zeven dagen in voordat de nieuwe versie van kracht wordt. Dringende wijzigingen op het gebied van wetgeving, beveiliging of misbruik kunnen onmiddellijk van kracht worden wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is. De weergegeven versie is van toepassing vanaf de vermelde ingangsdatum.